Quy tắc bảo mật thông tin người dùng

Tổng cục Du lịch Hàn Quốc tại Việt Nam (KTO Việt Nam) xin thông báo chính sách xử lý thông tin cá nhân của thành viên website KTO Việt Nam dựa theo điều 30 về việc Thiết lập và công bố chính sách xử lý thông tin cá nhân, và điều 32 về việc Đăng ký và thông báo file thông tin cá nhân thuộc Bộ Luật về bảo hộ thông tin cá nhân người dùng Hàn Quốc. Chi tiết như sau:

Điều 1: Mục đích của việc xử lý thông tin cá nhân

Thông tin cá nhân được đăng ký tại website KTO Việt Nam sẽ được xử lý theo các mục đích sau. Trong trường hợp thông tin cá nhân không được xử lý theo các mục đích đã công bố dưới đây, việc thay đổi mục đích xử lý thông tin cá nhân sẽ bắt buộc phải có được sự đồng ý của người dùng trước khi tiến hành.

 Điều 2: Thời gian xử lí và lưu trữ thông tin cá nhân người dùng

Việc xử lý và lưu trữ thông tin cá nhân chỉ được tiến hành sau khi đã nhận được sự đồng ý chủ sở hữu thông tin và đảm bảo sử dụng trong thời gian được cho phép dựa theo Luật thông tin cá nhân và chủ sở hữu thông tin cá nhân Hàn Quốc. Đối với người dưới 14 tuổi, việc thu thập thông tin cá nhân chỉ được thực hiện sau khi nhận được sự đồng ý của người giám hộ.

Điều 3: Cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ 3

 KTO Việt Nam cung cấp thông tin cá nhân cho bên thứ 3 trong các trường hợp tương ứng được cho phép theo điều số 17 và 18 thuộc Bộ luật bảo vệ thông tin cá nhân Hàn Quốc, ngoại trừ các trường hợp sử dụng thông tin cá nhân khi có sự đồng ý của chủ sở hữu theo điều 18 khoản 2 hoặc các trường hợp đặc biệt khác theo luật định.

Điều 4: Ủy quyền xử lý thông tin cá nhân

KTO Việt Nam chịu trách nhiệm quản lý đơn vị được ủy quyền xử lý một cách an toàn các thông tin cá nhân được cung cấp, đảm bảo tuân thủ các quy tắc như: cấm xử lý thông tin cá nhân nằm ngoài mục đích công việc khi được ủy quyền, đưa ra các biện pháp bảo vệ  quản lý ứng dụng kĩ thuật … Cụ thể như sau:

Trong trường hợp có các bên thứ 3 được cấp quyền để truy cập dữ liệu thông tin cá nhân của KTO Việt Nam, quy tắc bảo mật thông tin người dùng vẫn được đảm bảo. KTO Việt Nam, đơn vị được ủy thác và các bên thứ 3 khác sẽ ký kết Điều khoản bảo mật thông tin người dùng trước khi cấp quyền truy cập cho bên thứ 3. Nếu có sự cố mất mát thông tin xảy ra, các bên cần làm việc để xác nhận trách nhiệm của các bên đối với sự cố đó và đền bù thiệt hại (nếu có).

Điều 5: Nghĩa vụ, quyền lợi và phương thức thực thi nghĩa vụ, quyền lợi của chủ sở hữu thông tin

Người cung cấp thông tin có thể thực thi những quyền lợi như sau đây với tư cách là chủ sở hữu thông tin cá nhân: kiểm tra, sửa chữa và hủy bỏ đăng ký thông tin cá nhân của chính mình hoặc của người dưới 14 tuổi được giám hộ; yêu cầu sửa lại những phần thông tin bị sai hoặc xóa bỏ vĩnh viễn thông tin cá nhân đã cung cấp.

1. Những yêu cầu về việc kiểm tra, sửa chữa, hủy bỏ hay xóa bỏ vĩnh viễn thông tin cá nhân đều được phép thực hiện sau khi hoàn tất các thủ tục xác nhận như thay đổi thông tin cá nhân/sửa thông tin thành viên và hủy đăng ký/hủy bỏ đồng ý các điều khoản.
2. Trường hợp người cung cấp thông tin yêu cầu sửa hoặc xóa bỏ các nội dung thông tin cá nhân bị sai, KTO Việt Nam sẽ không sử dụng thông tin cá nhân tương ứng cho đến khi việc sửa hoặc xóa bỏ được hoàn thành.
3. KTO Việt Nam xác nhận xử lý thông tin cá nhân bằng cách sửa hoặc xóa bỏ dựa theo yêu cầu của người dùng đảm bảo tuân thủ theo điều số 43, pháp lệnh thi hành Luật bảo vệ thông tin cá nhân Hàn Quốc.
4. Chủ sở hữu thông tin có thể thông qua các kênh sau để liên lạc với KTO Việt Nam để yêu cầu kiểm tra thông tin cá nhân, sửa chữa, xóa hoặc tạm ngưng xử lý thông tin đã cung cấp:
   • Điện thoại: 024 3556 4242
   • Email: hanoi@knto.or.kr
   • Hoặc fanpage của Tổng cục du lịch Hàn Quốc tại Việt Nam theo đường link https://www.facebook.com/KTOVietNam/

 Điều 6: Các mục thông tin cá nhân được xử lý

 KTO Việt Nam chỉ xử lý thông tin cá nhân khi nhận được sự cho phép của Pháp luật và sự đồng ý của chủ sở hữu thông tin, đồng thời người dùng có thể kiểm tra thông tin cá nhân thông qua các file lưu trữ thông tin.

Điều 7: Hủy bỏ thông tin cá nhân

KTO Việt Nam sau khi sử dụng  thông tin cá nhân theo đúng nguyên tắc thì sẽ tiến hành hủy bỏ thông tin cá nhân tương ứng một các nhanh gọn nhất. Thủ tục, thời hạn và phương pháp tiến hành sẽ được thực hiện như dưới đây:

• Thủ tục hủy bỏ: Thông tin được người sử dụng nhập vào sau khi đã hoàn thành mục đích sử dụng ban đầu sẽ được chuyển vào kho dữ liệu riêng (hoặc hồ sơ riêng), tiếp đó sẽ được lưu trữ ở một khoảng thời gian nhất định tạm thời theo đúng quy tắc hoặc ngay lập tức được hủy bỏ. Lúc này, các thông tin cá nhân được chuyển vào kho dữ liệu sẽ không được phép dùng cho bất kì mục đích nào khác ngoại trừ trường hợp mang tính pháp luật.
• Thời hạn hủy bỏ: Thông tin cá nhân của người dùng sẽ được hủy bỏ trong vòng 5 ngày tính từ ngày kết thúc thời hạn lưu trữ đối với trường hợp thời hạn lưu trữ thông tin cá nhân bị vượt quá; còn đối với trường hợp thông tin cá nhân trở nên không cần thiết do đã hoàn thành mục đích sử dụng thông tin, dịch vụ tương ứng bị hủy bỏ hoặc kết thúc dự án,… thì thông tin cá nhân sẽ được hủy bỏ trong vòng 5 ngày tính từ ngày có quyết định không cần thiết sử dụng thông tin cá nhân đó.
• Phương thức hủy bỏ: Các file thông tin điện tử sẽ được hủy bỏ bằng việc xóa bỏ vĩnh viễn lịch sử sử dụng bằng các phương thức kỹ thuật. Các file thông tin dạng giấy sẽ được hủy bỏ bằng cách dùng máy huỷ giấy hoặc tiêu hủy bằng cách đốt bỏ.

Điều 8: Phương án đảm bảo tính an toàn cho các thông tin cá nhân

 KTO Việt Nam xây dựng các phương án cụ thể đa dạng nhằm đảm bảo tính an toàn theo điều 29 Luật bảo vệ thông tin cá nhân Hàn Quốc như sau:

1. Đào tạo và đặt ra tiêu chuẩn về nhân viên xử lý thông tin cá nhân: Chỉ định nhân viên xử lý thông tin để thực hiện các chính sách quản lý thông tin cá nhân.
2. Tiến hành đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới thông tin cá nhân: Nhằm đảm bảo tính ổn định và cải thiện hệ thống quản lý trong việc xử lý thông tin cá nhân, cần phải tuân thủ nghĩa vụ thực hiện đánh giá các yếu tố ảnh hưởng tới thông tin cá nhân theo điều 35 Bộ luật bảo vệ thông tin cá nhân Hàn Quốc và điều 6 tại các điểm bổ sung.
3. Thiết lập và tiến hành kế hoạch quản lý nội bộ: Thiết lập và tiến hành kế hoạch quản lý nội bộ nhằm đạt được hiệu quả cao trong việc xử lý an toàn thông tin cá nhân.
4. Bảo mật hóa thông tin cá nhân: Quản lý thông tin cá nhân bằng việc áp dụng các kĩ thuật bảo mật có thể chuyển lưu trữ thông tin cá nhân một cách an toàn hoặc đưa ra các phương án tương ứng để hỗ trợ.
5. Biện pháp kĩ thuật cho các trường hợp bị lấy cắp thông tin: Tổng cục du lịch Hàn Quốc liên tục yêu cầu thiết lập các hệ thống bảo an và kiểm tra cập nhật theo chu kỳ nhằm ngăn chặn các trường hợp gây tổn hại và lộ thông tin cá nhân ra ngoài bằng cách hack tài khoản hay truy cập thông qua virus máy tính. Bên cạnh đó, KTO Việt Nam cũng cho xây dựng hệ thống, giám sát và ngăn chặn bằng đa dạng các biện pháp đối với những khu vực bị chặn không cho phép truy cập từ bên ngoài.
6. Giới hạn truy cập thông tin cá nhân: Đưa ra các phương án cần thiết nhằm giới hạn quyền truy cập thông tin cá nhận bằng việc hỏi ý kiến về quyền truy cập hệ thống dữ liệu xử lý thông tin cá nhân, thay đổi và xóa bỏ thông tin cá nhân; và sử dụng hệ thống chặn xâm nhập sau đó khống chế lượng truy cập bất hợp pháp từ bên ngoài.
7. Lưu giữ lich sử truy cập và ngăn chặn các hành vi giả mạo, thay đổi thông tin bất hợp pháp:
   Lưu trữ và quản lý lịch sử truy cập ít nhất là 6 tháng đối với hệ thống xử lý thông tin cá nhân. Sử dụng các kĩ năng bảo mật nhằm bảo vệ lịch sử truy cập khỏi tình trạng bị sửa thành giả mạo, đánh cắp và mất thông tin.
8. Sử dụng thiết bị khóa để bảo mật các giấy tờ. Lưu trữ các hồ sơ thông tin cá nhân và các phương thức lưu trữ hỗ trợ ở nơi an toàn có các thiết bị khóa bảo mật tốt nhất.
9. Kiểm soát sự ra vào của những người không được cho phép. Nơi bảo quản thông tin cá nhân dạng thủ công phải được đặt ở vị trí riêng biệt và có thủ tục quản lý nhằm kiểm soát lượt ra vào nơi này.

Điều 9: Các điều khoản liên quan đến lắp đặt thiết bị tự động thu thập thông tin cá nhân, vận hành và từ chối

①Sử dụng Cookies có chức năng ghi nhớ và truy cập nhanh để cung cấp dịch vụ phù hợp riêng biệt cho từng đối tượng người dùng.

② Cookies là một lượng thông tin nhỏ được gửi đến trình duyệt máy tính của người dùng từ server (http) của một trang web, thường được lưu trữ trong ổ cứng của máy tính của người dùng.

1. Mục đích sử dụng cookies: Nắm bắt được lượng truy cập và hình thức sử dụng khi người dùng truy cập vào các trang dịch vụ và website khác, danh mục từ tìm kiếm nổi bật, hình thức bảo mật truy cập, … sau đó sử dụng những dữ liệu đó để cũng cấp thông tin tối ưu nhất cho người dùng.
2. Cài đặt, vận hành và từ chối cookies: Có thể từ chối lưu cookies bằng cách cài đặt các lựa chọn theo các bước: Công cụ tối ưu Trình duyệt web> Internet Options > Cài đặt bảng menu Thông tin cá nhân
3. Trường hợp từ chối lưu cookies, sẽ có khả năng phát sinh nhiều khó khăn trong việc sử dụng dịch vụ tương ứng phù hợp.

Điều 10: Đơn vị chịu trách nhiệm cho việc bảo vệ thông tin cá nhân

Nhằm bảo vệ thông tin cá nhân và xử lý những phản ánh có liên quan đến thông tin cá nhân, KTO Việt Nam chỉ định người chịu trách nhiệm và phòng ban thực hiện công việc liên quan đến thông tin cá nhân như dưới đây.

• Người chịu trách nhiệm bảo vệ thông tin cá nhân
• Tên: Nguyễn Thu Hà
• Chức vụ: Trưởng phòng truyền thông
• Thông tin liên lạc: 024 3556 4242/ thuha@knto.or.kr

Điều 11: Phòng ban tiếp nhận và xử lý yêu cầu tra cứu thông tin cá nhân

① Chủ sở hữu thông tin có thể yêu cầu với phòng ban dưới đây để tra cứu thông tin cá nhân dựa theo điều 35 Bộ Luật bảo vệ thông tin cá nhân Hàn Quốc. KTO Việt Nam sẽ cố gắng hết sức để có thể giải quyết nhanh chóng yêu cầu tra cứu thông tin cá nhân cho chủ sở hữu thông tin cá nhân đó.

Tên: Nguyễn Thu Hà – Trưởng phòng truyền thông / PR Manager

Thông tin liên lạc: 024 3556 4242/ thuha@knto.or.kr

② Chủ sở hữu thông tin có thể yêu cầu tra cứu thông tin cá nhân thông qua fanpage https://www.facebook.com/KTOVietNam/

Gửi thông tin email để được kiểm tra và hỗ trợ.

Điều 12: Hỗ trợ khi bị xâm phạm quyền lợi

 Chủ sở hữu thông tin có thể đăng ký tư vấn hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề với KTO Việt Nam qua thông tin liên lạc như trên.

※ Thủ tục yêu cầu giải quyết hành chính: Liên quan đến các yêu cầu dựa theo điều 35, 36, 37 Bộ Luật bảo vệ thông tin cá nhân Hàn Quốc về việc tra cứu thông tin cá nhân, sửa chữa và xóa bỏ thông tin cá nhân, ngưng việc xử lý thông tin cá nhân …; người bị xâm hại về các lợi ích và quyền lợi do  các đơn vị công không chịu xử lý hay giải quyết vấn đề được đưa ra có thể yêu cầu giải quyết hành chính dựa theo luật được công nhận.

Điều 13:  Thay đổi phương hướng xử lý thông tin cá nhân

Phương hướng xử lý thông tin cá nhân này được áp dụng từ ngày có hiệu lực, trong trường hợp cần thêm, sửa hay xóa bỏ nội dung thì cần phải thông báo sớm ít nhất là trước 7 ngày.